Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE

ENCISO ENCISO ABOGADOS S.A.S

Responsable del tratamiento de datos personales

ENCISO ENCISO ABOGADOS SAS, en adelante LA FIRMA, es una empresa privada con fines comerciales, con NIT 901304742-0 actuando como responsable de la información y en cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales 1581 de 2002 y sus decretos reglamentarios, se identifica a través de los siguientes datos:

Domicilio principal: calle 25F # 80C-25, Bogotá D.C., Colombia.

Teléfono: (+57) 316 7410044

Correo electrónico para el cumplimiento de la política de datos: info@enciso-abogados.com

Página web: https://enciso-abogados.com

Página web políticas de tratamiento de datos: https://enciso-abogados.com/politicasdetratameintodedatos/

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios orientadores

Principio de legalidad: Con el propósito de garantizar el cumplimiento del Régimen Normativo de Protección de Datos Personales, la firma se sujetará a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de los datos personales en el momento de la recolección de su información.
Principio de libertad: El tratamiento de datos personales solo puede efectuarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. – Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Objetivo y alcance de la Política

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajos los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en sus bases de datos y en archivos físicos y electrónicos. La política de Tratamiento de Datos Personales establece los lineamientos de LA FIRMA para el Tratamiento de Datos Personales, los mecanismos para el ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de la ENTIDAD se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, LA FIRMA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

Tratamiento

La información que consta en las bases de datos de LA FIRMA es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.

Recolección

LA FIRMA realizará la recolección de la información personal, a través de los siguientes medios. Sin limitarse a ellos:

Llamadas telefónicas: En consulta por vía telefónica se capturan datos personales.
Aplicativos y formularios virtuales: Cuando se accede a los servicios dispuestos en la página web de la firma o aplicaciones.
Chat: Cuando es solicitada información a través de medios virtuales.

La firma garantiza que, en los instrumentos de recolección de información personal, se solicita la autorización para el tratamiento de datos personales, de manera libre, previa y expresa, la cual cuenta con todos los requisitos establecidos en las disposiciones legales para la protección de datos personales.

Transmisión Nacional de Datos

La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente, siempre y cuando se garanticen los estándares de seguridad en la protección de datos personales fijados por la superintendencia de Industria y comercio. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

Transmisión Internacional de datos

Por regla general LA FIRMA no comparte, transfiere los datos personales que recolecta a terceros, con quienes previamente no haya firmado acuerdo de confidencialidad y contrato de transmisión de datos personales. También se disponen controles de acceso para el ingreso de sus empleados a os sistema de información de LA FIRMA, exclusivamente a los datos que de acuerdo a su rol deben conocer.

La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros países, previo acuerdo de confidencialidad y contrato de transmisión de datos personales.

Circulación de la información por disposición legal

En cumplimiento de deberes legales, LA FIRMA podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. LA FIRMA velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

Finalidad del tratamiento de los datos personales

La información recolectada por LA FIRMA tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, así como la ampliación de la base de datos con el propósito de divulgar los servicios de soporte legal y contable a los distintos sectores de comercialización de bienes y servicios. Además, LA FIRMA guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

Derechos de los titulares

El Derecho Fundamental de Hábeas Data faculta al titular de los datos solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de datos personales, de conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.

Los titulares podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA FIRMA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA FIRMA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento (casos en los cuales no es necesaria autorización), de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2002.
Ser informado por LA FIRMA, previa solicitud, respecto del uso brindado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2002 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Obligaciones de LA FIRMA

La ENTIDAD deberá:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Verificar y rectificar cuando la información sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Persona o área responsable

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a: LA FIRMA: Enciso Enciso Abogados SAS Dependencia: Dirección Jurídica Dirección: Calle 25F # 80C – 25 piso 2 Bogotá D.C., Colombia Correo electrónico: info@enciso-abogados.com, Teléfono: (+57) 316 7410044

Procedimientos para que el titular de la información pueda ejercer sus derechos

Consulta

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de LA FIRMA, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas quejas y reclamos

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá manifestar ante LA FIRMA, las inconformidades que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

Identificación del Titular.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Dirección del titular.
Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia de la base de datos

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de LA FIRMA estarán vigentes a partir del día primero de septiembre de 2019. LA FIRMA se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley. Las bases de datos administradas por LA FIRMA se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de LA FIRMA o una obligación contenida en un contrato entre LA FIRMA y Titular.